Arti Reporting : Pengertian, Tujuan, Beserta Manfaatnya

Definisi pelaporan

Pelaporan menurut Luther M. Gullick dalam bukunya Papers on the Science of Administration adalah salah satu fungsi manajemen berupa mentransmisikan perkembangan atau hasil kegiatan atau memberikan informasi tentang segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

baik secara lisan maupun tertulis, sehingga pada saat menerima laporan dapat diperoleh gambaran bagaimana tugas pemberi laporan tersebut dilaksanakan. Selain itu, pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disajikan kepada pihak yang berwenang atau terkait dengan kegiatan tertentu (Siagina, 2003).

Pelaporan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bawahan untuk menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan hasil pekerjaan yang dilakukan selama kurun waktu tertentu. Pelaporan dilakukan kepada atasan yang menjadi tanggung jawab bawahan. Pelaporan merupakan kegiatan yang berlawanan arah dengan pengawasan. Jika pengawasan dilakukan oleh atasan untuk mengetahui segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan bawahan, maka pelaporan merupakan jawaban dari kegiatan pengawasan tersebut.

Laporan tidak dibawa langsung oleh atasan pada saat supervisi dilakukan, tetapi “disampaikan” oleh bawahan baik sendiri maupun dikirim. Laporan dibuat oleh semua staf yang menerima instruksi dari atasan. Laporan bukan hanya monopoli atasan. Karena si bos harus lapor ke bosnya lagi.

Laporan yang disampaikan kepada atasan tidak perlu berbentuk uraian lengkap seperti nota akhir jabatan, atau tidak seperti laporan penelitian yang dicetak tebal dengan sistematika baku, tetapi dapat disusun dari bentuk yang paling sederhana sampai yang paling lengkap.

Laporan merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban atas suatu tindakan atau kegiatan yang dilakukan. Berikut adalah pengertian dari laporan yang disampaikan oleh berbagai ahli tersebut. Menurut Keraf (2001: 284) dalam Rajab (2009), laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Laporan memuat informasi yang didukung dengan data yang lengkap sesuai dengan fakta yang ditemukan. Data disusun sedemikian rupa sehingga keakuratan informasi yang kita berikan dapat dipercaya dan mudah dipahami (Soegito dalam Rajab 2009).

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi yang didukung dengan data yang lengkap sesuai dengan faktanya sehingga informasi yang diberikan dapat dipercaya dan mudah dipahami. Dalam penyampaiannya, laporan dapat berbentuk lisan maupun tulisan.
Pelaporan tidak dapat dipisahkan dari pencatatan karena sebelum melaporkan dari bawahan ke atasan atau dari instansi daerah ke instansi pusat harus dilakukan pencatatan terhadap hal-hal yang akan dilaporkan, baru dibuat laporannya.

Dalam dunia kesehatan khususnya kesehatan masyarakat, pencatatan dan pelaporan berpedoman pada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas Terpadu (SP2TP).
Beberapa definisi pencatatan dan pelaporan kesehatan menurut beberapa ahli antara lain:

Pencatatan dan pelaporan adalah berkomunikasi secara tertulis dengan tim kesehatan lain yang secara berkala membutuhkan data kesehatan atau data epidemiologi.

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat secara tertulis mengenai data kesehatan.
Berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan di bidang kesehatan adalah:

1. Suatu kegiatan pencatatan dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan agar tulisan dapat dibaca dan dipahami.
2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dilakukan dan dipertanggungjawabkan oleh tenaga kesehatan (khususnya ahli epidemiologi).
3. Kumpulan informasi tentang kegiatan pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana komunikasi penting antar tenaga kesehatan.

Tujuan pelaporan

Tujuan pencatatan dan pelaporan menurut Potter dan Perry dalam Sutomo, 2010 adalah:

Tujuannya sebagai alat komunikasi yang efektif antar tenaga kesehatan sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.

Bertujuan sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan solusinya.

Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang sesuai dengan dana yang tersedia.

Sebagai dasar untuk mengevaluasi hasil intervensi yang diberikan.

Keperluan sebagai alat bukti yang nyata dan sah yang dapat digunakan apabila ditemukan kejanggalan dan apabila diperlukan untuk kepentingan pengadilan.

Dimaksudkan untuk dapat memberikan jaminan kepada masyarakat atas mutu pelayanan kesehatan yang diberikan.

Bertujuan sebagai sumber data yang sangat berguna untuk keperluan penelitian atau penelitian.

Tujuan sebagai dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga dan masyarakat.

Dapat dijadikan umpan balik untuk meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.

Dalam penerapannya di fasilitas kesehatan khususnya di Puskesmas, pelaporan memiliki beberapa tujuan yang diklasifikasikan sebagai berikut:

Penggunaan umum

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan terkini secara berkala dan teratur bagi pengelola program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

Tujuan khusus

1. Tersedianya data kondisi fisik, personel, fasilitas dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan terkini.
2. Pelaksanaan pelaporan data secara berkala di berbagai tingkatan administrasi, sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Data tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

Laporkan manfaat

Keuntungan pencatatan sebagai dasar pelaporan adalah sebagai berikut (Manullang, 2006):

1. Memberikan informasi tentang keadaan masalah/aktivitas.
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan/acara.
3. Bahan proses pembelajaran dan bahan penelitian.
4. Sebagai jawaban.
5. Bahan pelaporan.
6. Perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
7. Bukti hukum.
8. Alat komunikasi untuk menyampaikan pesan dan meningkatkan kegiatan acara khusus.

Pelaporan dalam Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas Terpadu (SP2TP) meliputi:

1. Memudahkan pengelolaan informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.
2. Mempermudah memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan.
3. Memfasilitasi pelatihan tenaga kesehatan.
4. Mempermudah evaluasi hasil.

Demikian artikel Duniaduniadik.co.id tentang Pengertian Reportase: Pengertian, Tujuan dan Manfaatnya, semoga artikel ini bermanfaat untuk sobat semua.