Administrasi Kepegawaian – Pengertian, Tujuan, Sistem, Fungsi

Administrasi Kepegawaian – Pengertian, Perumusan, Tujuan, Sistem, Fungsi, Perencanaan, Pengarahan, Pengendalian: Administrasi kepegawaian adalah keseluruhan kegiatan atau kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan “tenaga kerja” pegawai untuk mencapai tujuan.

Pengertian Administrasi Personalia

Administrasi kepegawaian adalah keseluruhan kegiatan atau kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah penggunaan “tenaga kerja” pegawai untuk mencapai tujuan. Sedangkan administrator memiliki tujuan untuk dapat mengatur dan juga mengontrol semua kegiatan agar dapat mempertahankan, mengembangkan, memperoleh atau menggunakan karyawan sesuai dengan beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Baca juga artikel terkait: definisi, fitur dan fungsi administrasi beserta 4 tujuan lengkapnya

Organisasi kepegawaian adalah pengelompokan dan penetapan serta pengelolaan berbagai jenis kegiatan atau kegiatan yang juga dianggap sangat penting, yaitu pemberian tugas kepada seseorang, penetapan wewenang seseorang dan juga orang lain. Dalam pola tertentu sedemikian rupa sehingga para karyawan yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama untuk lebih mudah mencapai suatu tujuan perusahaan atau organisasi.

Orientasi karyawan merupakan suatu teori dan keyakinan untuk dapat memotivasi karyawan secara keseluruhan, namun belum ada kesepakatan tentang apa yang dapat dimotivasi. Oleh karena itu, menjadi sangat sulit bagi perusahaan atau organisasi untuk menghasilkan kebijakan dan pendekatan yang dapat memuaskan karyawannya.

Selain itu, tidak praktis bagi setiap perusahaan atau organisasi dengan skala apa pun untuk melakukan analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap tenaga kerja, namun ada aturan praktis yang dapat diikuti untuk membantu memotivasi karyawan dan juga meningkatkan kinerja karyawan .

Perumusan Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:

Pelajari seluruh proses penggunaan tenaga manusia dari penerimaan hingga pelepasan.

Proses pelaksanaan kebijakan kepegawaian “kebijakan kepegawaian” atau program kerja/sasaran yang berkaitan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Mengatur dan mengatur penggunaan tenaga manusia dalam upaya bekerja sama dengan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yang meliputi kegiatan :

1. 1. Merumuskan tujuan dan sasaran utama kebijakan politik.
   2. Terbentuknya suatu organisasi untuk melaksanakan pelaksanaan maksud dan tujuan pokok/kebijakan politik.
      

      ---

Seni menyeleksi karyawan baru dan menggunakan karyawan lama sedemikian rupa untuk memperoleh hasil dan pelayanan yang maksimal dari seluruh tenaga manusia, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

Baca juga artikel terkait: Pengertian administrasi menurut para ahli

Tujuan Administrasi Personalia

Efisiensi, efektivitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai level tertinggi merupakan tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia dan peran sumber daya non manusia “makmur, 2008:60”.

Tujuan administrasi kepegawaian adalah:

• Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/perekrutan sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
• Pengembangan sistem manajemen informasi kepegawaian.
• Peningkatan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan, peningkatan pendidikan formal dan peningkatan kemampuan teknis dan fungsional aparatur negara.
  

  ---

• Mewujudkan pengelolaan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan persyaratan jabatan serta memperhatikan pola karir.
• Meningkatkan pengembangan karyawan untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan karyawan.
• Meningkatkan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka peningkatan kapasitas pemerintah daerah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik “Good Governance”.
  

  ---

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian merupakan bagian dari administrasi negara yang kebijakannya ditentukan oleh tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijakan tersebut tergantung pada bentuk pemerintahan yang dianut oleh suatu negara, baik federal maupun kesatuan.

Kebijakan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Undang-undang ini menyatakan bahwa dalam rangka upaya mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,

beradab, demokratis, adil dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri sipil yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai pegawai negeri yang memberikan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

Baca Juga Artikel Terkait : Pengertian “Kantor” & (Tujuan – Fungsi – Elemen – Karakteristik)

fungsi administrasi personalia

Perencanaan Karyawan

Perencanaan karyawan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan karyawan di masa depan berdasarkan perubahan yang terjadi dan pasokan tenaga kerja yang ada. Perencanaan personalia adalah bagian penting dan kontributor proses perencanaan strategis karena membantu organisasi menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan membantu menentukan apa yang sebenarnya dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.

Perencanaan kepegawaian yang baik akan meningkatkan utilisasi pegawai, menyesuaikan kegiatan pegawai dan kebutuhan masa depan secara efektif, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru, dan melengkapi informasi kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibandingkan dengan kebutuhan sehingga dapat dilakukan rekrutmen, promosi dan mutasi pegawai baru secara proaktif agar tidak mengganggu aktivitas organisasi.

Dalam membuat perencanaan pegawai perlu memperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Selain itu, perlu diperhatikan pula langkah-langkah yang akan diambil seperti yang dikemukakan oleh Miller Burack dan Maryann.

Organisasi Personalia

Pengorganisasian adalah langkah menentukan, mengelompokkan dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang dianggap perlu, memberikan tugas dan wewenang kepada seseorang, mendelegasikan wewenang untuk mencapai tujuan. Organisasi menghimpun semua sumber daya dasar (manusia dan non manusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Salah satu hasil pengorganisasian adalah terbentuknya suatu struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan terlihat bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lainnya. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem komando dan kendali, serta alur perintah dan tanggung jawab. Oleh karena itu, dalam merancang struktur organisasi departemen personalia perlu mempertimbangkan beberapa faktor seperti yang diuraikan dalam penelitian ini.

Baca juga artikel terkait: Pengertian lengkap, fungsi, komponen dan jenis kartu beserta contohnya

informasi Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi karyawan. Secara umum, tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk mencapai kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua karyawan. Selain itu, tidak praktis bagi organisasi dengan ukuran apa pun untuk melakukan analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap karyawan. Namun, ada aturan yang setidaknya bisa diikuti untuk membantu memotivasi karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

1. Jelaskan kepada karyawan apa arti kinerja yang efektif dan pastikan mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka
2. Pastikan bahwa ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan dan bahwa hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada karyawan
3. Pastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan tinjauan kinerja bersifat objektif
4. Jika memungkinkan, kembangkan jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua dapat atau harus dipromosikan
   

   ---

5. Mendorong fleksibilitas dalam lingkungan kerja dan mengembangkan gaya manajemen yang adaptif dan adaptif agar sesuai dengan orang dan lingkungan
6. Mengembangkan sistem manajemen kinerja atau setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang
7. Mempertimbangkan semua faktor lingkungan dan sosial seperti kenyamanan dan fasilitas lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan, pada dasarnya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan
   

   ---

Kontrol Karyawan

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan suatu proses mengukur dan menilai tingkat efektifitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi dalam penggunaan fasilitas kerja untuk memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan standar atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam performance appraisal disebut dengan standar kerja.

Standar adalah ukuran atau model standar yang akan dibandingkan dengan hasil yang sebenarnya. Ada banyak jenis standar yang dapat digunakan untuk mengontrol aktivitas personel. Dalam pengendalian unit/departemen kepegawaian, pimpinan harus dapat menemukan item-item pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

Baca Juga Artikel Terkait : Pengertian & (Cakupan) “Administrasi Perkantoran”