Proses Komunikasi Organisasi – Pengertian, Internal, Hambatan

Proses komunikasi organisasi – definisi, internal, konsep, hambatan: Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat membuat dan menggunakan informasi untuk berhubungan dengan lingkungan atau orang lain.

Pengertian Proses Komunikasi Organisasi

Komunikasi dalam organisasi biasanya membahas fungsi dan struktur organisasi, hubungan antar manusia, komunikasi dan proses dalam organisasi, serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi didefinisikan sebagai suatu aliran dalam suatu jaringan yang hubungannya saling tergantung satu sama lain dan aliran komunikasi tersebut meliputi komunikasi horizontal dan vertikal.

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan bertukar pesan dalam jaringan hubungan yang saling bergantung untuk menghadapi lingkungan yang tidak pasti atau terus berubah.

Baca juga artikel terkait: 101 Pengertian hukum adat menurut para ahli dunia

Komunikasi internal

Komunikasi dalam organisasi sangat kuat, pertukaran pikiran antara karyawan dan pengurus dalam suatu perusahaan, dalam suatu struktur yang lengkap dan disertai dengan pertukaran pikiran secara horizontal dan vertikal dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Ada empat dimensi komunikasi organisasi, yaitu:

Ini adalah komunikasi yang terjadi ketika orang-orang di tingkat manajemen mengirim pesan ke bawahan mereka. Fungsi arah komunikasi dari atas ke bawah adalah :

1. 1. Memberi atau menyimpan instruksi kerja (work instruction)
   2. Penjelasan dari pimpinan mengapa suatu tugas harus dilaksanakan (job rasionale)
   3. Penyampaian informasi mengenai peraturan yang berlaku (prosedur dan praktek)
   4. Memberikan motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
      

      ---

Ada 4 metode penyampaian informasi kepada karyawan menurut Vlak (1972):

1. 1. 1. Metode penulisan
      2. Metode lisan
      3. Metode tertulis dilanjutkan dengan lisan
      4. Metode lisan diikuti dengan tulisan
         

         ---

Adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirimkan pesan kepada atasannya. Fungsi arah komunikasi dari bawah ke atas adalah :

1. 1. Penyampaian informasi tentang pekerjaan atau tugas yang dilakukan
   2. Menyampaikan informasi tentang masalah pekerjaan atau tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
   3. Penyampaian saran perbaikan bawahan
   4. Mengajukan keluhan dari bawahan tentang dirinya dan pekerjaannya.
      

      ---

Komunikasi ini menjadi rumit dan memakan waktu lebih lama dan mungkin hanya sebagian kecil manajer organisasi yang mengetahui cara mendapatkan informasi dari bawahan. Sharma (1979) mengatakan ada 4 alasan mengapa komunikasi ke atas tampak sedikit rumit.

1. 1. Karyawan cenderung menyembunyikan pikiran mereka
   2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik dengan masalah yang dimiliki karyawan
   3. Kurangnya penghargaan untuk komunikasi ke atas oleh karyawan
   4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak menanggapi apa yang dikatakan karyawan
      

      ---

      Baca juga artikel terkait: 101 Pengertian Hukum Tata Negara Menurut Para Ahli

      ---

Ini adalah komunikasi yang terjadi antara karyawan atau departemen yang memiliki posisi yang setara. Fungsi dari aliran komunikasi horizontal ini adalah:

1. 1. Meningkatkan koordinasi tugas
   2. Upaya pemecahan masalah
   3. saling berbagi informasi
   4. Upaya penyelesaian konflik
   5. Menjalin silaturahmi melalui kegiatan bersama
      

      ---

Merupakan tindakan komunikasi berbagi informasi melintasi batas-batas fungsional. Staf Spesialis Biasanya paling aktif dalam komunikasi karena tanggung jawab mereka biasanya lebih terkait dengan jabatan fungsional. Karena ada komunikasi lintas saluran oleh spesialis staf dan orang lain yang harus terlibat dalam perintah lain, kebijakan organisasi diperlukan untuk membantu atau memandu komunikasi lintas saluran.

Ada dua syarat yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas saluran:

1. 1. Setiap karyawan yang ingin berkomunikasi lintas saluran harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari atasan langsungnya
   2. Setiap karyawan yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus membagikan hasil komunikasinya dengan atasannya
      

      ---

Konsep komunikasi organisasi

Berikut ini adalah konsep dalam komunikasi organisasi.

Organisasi adalah sistem terbuka dinamis yang menciptakan dan bertukar informasi di antara para anggotanya. Karena fenomena penciptaan dan pertukaran informasi bersifat terus menerus dan tidak ada habisnya, maka dikatakan sebagai proses.

Baca juga artikel terkait: 101 definisi hukuman mati menurut para ahli di dunia

Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol-simbol yang bermakna tentang orang, benda, peristiwa yang dihasilkan dari interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi, kami mempelajari pembuatan dan pertukaran pesan antar organisasi. Pesan dalam suatu organisasi dapat dilihat menurut berbagai klasifikasi yang terkait dengan bahasa, penerima yang dituju, metode distribusi, dan aliran pesan yang diinginkan.

Penggolongan pesan menurut bahasa pesan verbal dan pesan nonverbal dapat dibedakan. Pesan verbal dalam organisasi misalnya; surat, memo, pidato, dan percakapan. Sementara itu, pesan non verbal dalam organisasi terutama yang tidak diucapkan atau ditulis, seperti; bahasa tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dll.

Suatu organisasi terdiri dari serangkaian orang yang masing-masing menempati posisi atau peran tertentu dalam organisasi. Penciptaan dan pertukaran pesan antara orang-orang ini terjadi melalui serangkaian jalur yang disebut jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi dapat mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau seluruh organisasi.

Sifat dan luasnya jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor, antara lain; hubungan peran, arah dan arus pesan, sifat rangkaian arus pesan dan isi pesan.

• Saling ketergantungan

Konsep kunci keempat komunikasi organisasi adalah saling ketergantungan satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini sudah menjadi sifat organisasi yang open system. Jika salah satu bagian organisasi mengalami gangguan, maka akan mempengaruhi bagian lain dan mungkin seluruh sistem organisasi. Implikasinya, ketika seorang pemimpin membuat keputusan, ia harus mempertimbangkan implikasi dari keputusan itu bagi organisasi secara keseluruhan.

Konsep kunci kelima dari komunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi adalah sistem terbuka, sistem kehidupan sosial, fungsi bagian-bagian ini terletak pada orang-orang di dalam organisasi. Dengan kata lain, jaringan yang dilalui transmisi pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh orang-orang.

Oleh karena itu, hubungan manusia dalam organisasi yang berfokus pada perilaku komunikasi orang-orang yang terlibat dalam suatu hubungan harus dipelajari. Sikap, keterampilan, moral seseorang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi bervariasi dari hubungan sederhana antara dua orang hingga hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi terdapat hubungan yang bersifat individu, kelompok dan hubungan organisasi.

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah keseluruhan faktor fisik dan sosial yang diperhitungkan dalam pengambilan keputusan tentang individu dalam suatu sistem. Yang termasuk dalam lingkungan internal adalah pribadi/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan luar adalah; langganan, pesaing, teknologi, dll.

Komunikasi organisasi terutama berkaitan dengan transaksi yang terjadi di dalam lingkungan internal organisasi, yang terdiri dari organisasi dan budayanya, dan antara organisasi dan lingkungan eksternalnya. Yang dimaksud dengan budaya organisasi adalah pola keyakinan dan harapan anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk perilaku individu dan kelompok dalam organisasi.

Organisasi sebagai sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; faktor teknologi, ekonomi, hukum dan sosial. Karena faktor lingkungan berubah, organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus mampu menangani perubahan lingkungan dengan menciptakan dan bertukar pesan baik secara internal di dalam unit terkait maupun kepentingan publik secara eksternal.

Baca juga artikel terkait: Persyaratan hukum (lawyer) lengkap di Indonesia

adalah perbedaan antara informasi yang tersedia dan informasi yang diharapkan. Misalnya; Organisasi Karang Taruna membutuhkan informasi tentang undang-undang narkoba untuk dibagikan kepada anggotanya, jika informasi diperoleh maka tidak ada masalah, tetapi jika informasi tidak diperoleh maka timbul ketidakpastian.

Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini, organisasi membuat dan bertukar pesan antar anggota, melakukan riset pengembangan organisasi, dan menangani tugas-tugas kompleks dengan integrasi tinggi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya lebih banyak informasi yang diterima daripada yang sebenarnya dibutuhkan untuk menghadapi lingkungannya. Jadi ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikitnya informasi yang diperoleh dan juga karena terlalu banyak yang diterima.

hambatan komunikasi organisasi

Berikut ini adalah hambatan komunikasi dalam suatu organisasi.

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari segi teknologi menurun dengan adanya temuan-temuan baru di bidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efektif sebagai media komunikasi.

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pemahaman atau gagasan secara efektif. Pengertian semantik sebagai kajian tentang makna, yang diungkapkan melalui bahasa. Kata-kata membantu proses saling tukar makna dan pemahaman komunikator dan komunikan, namun sering terjadi proses interpretasi yang salah. tidak adanya hubungan antara lambang (kata) dengan yang dilambangkan dapat mengakibatkan kata yang digunakan diinterpretasikan sangat berbeda dengan apa yang sebenarnya dimaksud.

Terjadi karena faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, keterampilan atau ketidakmampuan, kemampuan atau ketidakmampuan organ indera seseorang, dll.

Baca juga artikel terkait: 7 Pengertian hukum internasional menurut para ahli